Bạn có cần một công cụ cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn các dự án SEO của mình từ một bảng điều khiển duy nhất, nơi bạn có thể xem xét tất cả các KPI của dự án, quản lý tất cả các giai đoạn của chiến lược và giao tiếp với nhóm không?
SEOcrawl cho phép bạn làm tất cả điều này và hơn thế nữa. Phần mềm này, lấy dữ liệu trực tiếp từ Google Search Console, là một cuộc cách mạng trong thế giới SEO vì nhiều lý do. Một điều mà chúng tôi sẽ nhấn mạnh hôm nay là nó cho phép bạn quản lý tất cả các nhiệm vụ của dự án và truyền đạt chúng tới các nhóm khác nhau một cách hiệu quả, đơn giản và nhanh chóng mà không cần rời khỏi máy tính. Bạn muốn tìm hiểu thêm?
Ưu điểm của cách sắp xếp SEO dạng Kanban
Chúng tôi chưa phát minh lại bánh xe: Sắp xếp dạng Kanban đã được sử dụng với SEO trong nhiều năm, bởi vì nó cho phép bạn nhanh chóng hình dung trạng thái của các nhiệm vụ dự án với tổ chức của nó theo các cột (việc cần làm, đang tiến hành và đã hoàn thành). Có thể thêm bao nhiêu nhiệm vụ theo yêu cầu tùy thuộc vào loại dự án đang được quản lý.
Tại SEOcrawl, chúng tôi sử dụng Kanban làm điểm bắt đầu, nhưng đã cải thiện quy trình dựa trên kinh nghiệm của chính chúng tôi.
Bạn muốn tìm hiểu làm thế nào? Chỉ cần tiếp tục đọc!
Trang tổng quan
Khi đã ở trong công cụ, nhấp vào tùy chọn “Nhiệm vụ” sẽ đưa bạn trực tiếp đến trang tổng quan. Tại đây, bạn có thể xem tóm tắt tổng thể về trạng thái dự án thông qua danh sách các nhiệm vụ đang chờ xử lý và đã hoàn thành.
Danh sách/trạng thái nhiệm vụ
Để quản lý tác vụ, chúng tôi đã bao gồm bốn cột tương ứng với bốn trạng thái khác nhau:
- Việc cần làm: các nhiệm vụ có trong chương trình nhưng chưa được bắt đầu.
- Đang thực hiện: các nhiệm vụ đang được thực hiện.
- QA: đảm bảo chất lượng. Các nhiệm vụ đã hoàn thành đang chờ đánh giá cuối cùng của bên chịu trách nhiệm.
- Xong: các nhiệm vụ đã được hoàn thành một cách thỏa đáng.
Mỗi Ticket có thể được di chuyển giữa các cột khác nhau tùy thuộc vào trạng thái tương ứng của chúng. Ví dụ: một công việc đã hoàn thành đã được gửi cho QA để kiểm tra lần cuối có thể trở lại trạng thái “Đang xử lý” nếu công việc đó yêu cầu chỉnh sửa hoặc thay đổi không lường trước được.
Ticket hoặc Nhiệm vụ
Mỗi bước của dự án phải được ghi lại trên ticket riêng của nó, như một nhiệm vụ riêng biệt. Đổi lại, điều này có thể chứa nhiều nhiệm vụ phụ nếu cần.
Dưới đây, chúng tôi sẽ chỉ ra cách một tác vụ mới được tạo, tuy nhiên, một khía cạnh cần làm nổi bật là mỗi tác vụ có thể được chỉ định một người quản lý, một hoặc nhiều trình theo dõi tác vụ, thẻ, ngày đến hạn, v.v.
Cách bắt đầu tận dụng tối đa trình quản lý Nhiệm vụ
Một trong những mục tiêu chính của chúng tôi tại SEOcrawl luôn là tạo ra các công cụ và chức năng hữu ích, giúp các nhóm SEO hoạt động hiệu quả và nhanh nhẹn hơn, cho phép họ tiết kiệm thời gian. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy một số ý tưởng về cách cấu trúc kiểm toán SEO và các bước tiếp theo cần thực hiện để tận dụng tối đa từng cải tiến!
Bước 1) Audit SEO
Audit là bước đầu tiên của bất kỳ dự án SEO nào. Đó là một phân tích chi tiết về mọi thứ có thể ảnh hưởng đến vị trí tự nhiên của một trang web. Nếu được thực hiện tốt, kết quả là một danh sách các hành động và tối ưu hóa có thể được thực hiện. Đây là nơi bạn có thể bắt đầu tận dụng tối đa các chức năng của SEOcrawl.
Bước 2) Công việc tồn đọng: nó là gì và được sử dụng để làm gì?
Công việc tồn đọng không gì khác chính là danh sách các nhiệm vụ được ưu tiên. Các yếu tố quan trọng nhất sẽ xuất hiện ngay từ đầu để nhóm có thể biết được những gì cần được chuyển giao trước.
Hơn nữa, danh sách hiển thị tiêu đề của từng nhiệm vụ, trạng thái của nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ, thẻ mô tả, ngày đến hạn và các tham số về độ phức tạp, tác động và mức độ ưu tiên.
Phần này có thể được mô tả như một “kho dự trữ các ý tưởng”. Đó là tất cả những gì chúng tôi muốn làm trong tương lai và vì nó được ưu tiên nên khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo, nó sẽ làm rõ nhiệm vụ nào nên được thực hiện trước.
Bước 3) Bảng hoặc tăng tốc
Sau khi các nhiệm vụ được sắp xếp theo mức độ ưu tiên và ngày, các nhiệm vụ ưu tiên có thể được chuyển sang tăng tốc và phối hợp trong thời gian thực với tất cả các thành viên trong nhóm.
Có hai cách để di chuyển các nhiệm vụ giữa tồn đọng và tăng tốc: chúng có thể được kéo trực tiếp hoặc có thể sử dụng chức năng “Di chuyển đến Bảng” – được tìm thấy bằng cách nhấp vào ba dấu chấm ở bên phải mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ.
Cho dù nhóm của bạn có sử dụng phương pháp tăng tốc hay không, chức năng này sẽ cho phép bạn duy trì sự tập trung và làm rõ những nhiệm vụ ưu tiên nào xứng đáng được bạn chú ý hoàn toàn.
Bước 4) Cách tạo một nhiệm vụ mới
Không gì có thể đơn giản hơn. Từ Trang tổng quan hoặc Nhật ký tồn đọng, nhấp vào nút Thêm nhiệm vụ, nằm ở cuối mỗi cột trạng thái trên Trang tổng quan hoặc ở trên cùng bên phải trong Nhật ký tồn đọng.
Nếu nó được thêm từ bảng điều khiển, tác vụ sẽ được tạo trực tiếp trong cột được chọn, mặc dù trạng thái sau đó có thể được thay đổi.
Nhấp vào tùy chọn “Thêm tác vụ” sẽ mở hộp bên dưới:
- Tên nhiệm vụ: Tên của nhiệm vụ.
- Trạng thái: thông thường các tác vụ mới được gán trạng thái Việc cần làm, mặc dù không phải lúc nào cũng vậy.
- Thẻ: vì mục đích tổ chức, các lĩnh vực hành động khác nhau phải được xác định và gán thẻ, ví dụ: nội dung, onpage, offpage, kỹ thuật SEO, v.v.
- Người chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ.
- Ngày bắt đầu và ngày hoàn thành: cần thiết để theo dõi dòng thời gian của dự án.
- Tác động, độ phức tạp và ưu tiên. Chức năng này làm cho phần mềm của chúng tôi trở nên độc đáo khi so sánh với các trình quản lý tác vụ khác; nó sẽ được mô tả chi tiết hơn trong điểm tiếp theo.
- Mô tả: càng nhiều chi tiết được coi là phù hợp được cung cấp về nhiệm vụ, để tạo thuận lợi cho công việc của người quản lý nó. Các thành viên trong nhóm cũng có thể được gắn thẻ.
- Trình theo dõi nhiệm vụ: gắn thẻ tất cả các thành viên trong nhóm cần được biết về bất kỳ thay đổi nào trong quá trình phát triển nhiệm vụ; họ sẽ nhận được thông báo mỗi khi có sửa đổi.
- Tệp đính kèm: tệp có thể được đính kèm ở đây, nếu cần.
Bước 5) Các nhiệm vụ được ưu tiên như thế nào: tác động và độ phức tạp
Ưu tiên các nhiệm vụ là điều cần thiết trong các dự án SEO, để những nhiệm vụ có tác động lớn nhất đến dự án sẽ được giải quyết trước tiên.
Tại SEOcrawl, chúng tôi đã phát triển thuật toán của riêng mình để giúp thiết lập các ưu tiên, đặc biệt là khi bắt đầu dự án, khi thường rất khó để biết bắt đầu từ đâu.
Mỗi nhiệm vụ được tạo có thể được chỉ định tác động mà với tư cách là nhà tư vấn, bạn nghĩ rằng chúng sẽ có cấp bậc với dự án (thấp, cơ bản, trung bình, cao hoặc rất cao) và mức độ phức tạp của nhiệm vụ (thấp, cơ bản, trung bình, phức tạp) , rất phức tạp).
Hệ thống sử dụng hai tham số này để tự động tính toán mức độ ưu tiên của Nhiệm vụ trong bảng điều khiển:
- Nhiệm vụ ưu tiên Thấp.
- Nhiệm vụ ưu tiên Trung bình.
- Nhiệm vụ ưu tiên Cao.
- Các nhiệm vụ ưu tiên Quan trọng cần được thực hiện càng nhanh càng tốt.
Chức năng
Khi nhiệm vụ đã được tạo và chỉ định mức độ ưu tiên, người chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ đó sẽ nhận được thông báo qua email và sẽ có thể truy cập tất cả thông tin về nhiệm vụ.
Tại thời điểm này, nhiệm vụ đã được hiểu, được thực hiện và được chuyển sang trạng thái tiếp theo và người chịu trách nhiệm, hoặc nếu bất kỳ điều gì về công việc hoặc các bước cần thiết vẫn chưa rõ ràng, thì có thể hỏi người quản lý hoặc các đồng nghiệp khác. Để đảm bảo rằng toàn bộ quá trình được ghi lại, SEOcrawl bao gồm một số chức năng giúp cải thiện giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm.
- Nhận xét: bất kỳ lúc nào, bất kỳ thành viên nào trong nhóm đều có thể thêm nhận xét vào trường này và những người theo dõi nhiệm vụ sẽ được thông báo.
- Thẻ Tag: các thành viên trong nhóm cũng có thể được gắn thẻ trực tiếp trong các trường mô tả, nhiệm vụ phụ và nhận xét mà không cần phải thoát khỏi công cụ, gửi email hoặc thực hiện cuộc gọi để giải quyết một câu hỏi cụ thể.
- Nhiệm vụ phụ: nếu một nhiệm vụ được coi là quá phức tạp để hoàn thành đầy đủ, nó có thể được chia thành các nhiệm vụ phụ dễ quản lý hơn, cho phép theo dõi tiến độ và các mốc quan trọng.
Giao tiếp với Đội nhóm
Giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm là rất quan trọng, đặc biệt là trong các dự án SEO, nơi thường có các nhóm ở các địa điểm khác nhau, văn phòng riêng biệt hoặc làm việc từ xa.
Hệ thống SEOcrawl cho phép tất cả các thành viên có quyền truy cập vào bảng điều khiển để xem trạng thái dự án tổng thể và các nhiệm vụ được giao cho họ bất kỳ lúc nào. Họ cũng sẽ nhận được thông báo nếu có thay đổi hoặc nhận xét về bất kỳ công việc nào của họ.
Lưu trữ các nhiệm vụ SEO đã hoàn thành
Sau khi các nhiệm vụ được hoàn thành, chúng nên được lưu trữ. Từ trang “Lưu trữ”, tất cả các vé đã được triển khai trong dự án có thể được truy cập bất cứ lúc nào. Điều này cho phép kiểm tra công việc đã được thực hiện và cách nó được thực hiện. Đó là một cách đơn giản để giữ mọi thứ trong tầm kiểm soát.
Giám sát tác động
Công việc SEO không kết thúc khi các nhiệm vụ được đề xuất hoàn thành… điều quan trọng là phải đo lường kết quả theo thời gian và báo cáo về chúng.
Vì lý do này, SEOcrawl bao gồm một chức năng quan trọng khác cho phép quản lý kiểm tra và làm việc theo nhóm. Được tích hợp vào biểu đồ hiệu suất, có một hệ thống ghi chú, cho phép ghi lại những thay đổi đã thực hiện và đo lường tác động của chúng đối với dự án.
Tăng năng suất của bạn! Với trình quản lý tác vụ SEOcrawl, hãy quản lý các dự án SEO của bạn chỉ từ một nền tảng. Không cần chia sẻ thông tin hoặc sử dụng với nhiều dịch vụ. Phần mềm SEOcrawl giúp công việc của bạn dễ dàng và hiệu quả hơn!
Đăng ký miễn phí ngay bây giờ và đừng chờ đợi lâu hơn nữa để bắt đầu thưởng thức phần mềm của tương lai.
