Cómo gestionar las tareas SEO de un proyecto

Tareas SEO

¿Necesitas una herramienta que te permita llevar el control absoluto de tus proyectos SEO desde un único cuadro de mandos, en el que puedes revisar todas las KPIs del proyecto, gestionar la estrategia en todas sus fases y comunicarte con el equipo?

SEOcrawl te permite hacer todo eso y más. Este software, que bebe directamente de los datos de Google Search Console, es una revolución en el mundo del SEO por muchos motivos, pero hoy queremos destacar uno de ellos: te permite, sin abandonar la herramienta, gestionar todas las tareas del proyecto y comunicarlas a los distintos equipos de forma eficiente, ágil y sencilla. ¿Quieres saber más?

Ventajas de la organización Kanban en SEO

No hemos inventado nada: la organización Kanban se lleva utilizando años en el mundo del SEO, porque permite visualizar rápidamente en qué estado se encuentran las tareas de un proyecto gracias a su organización en columnas (to-do, en proceso y terminado), a las que luego puedes añadir tantas como quieras, en función del tipo de proyecto que quieras gestionar.

En SEOcrawl partimos del Kanban, pero hemos tratado de mejorar el proceso en base a nuestra propia experiencia.

¿Quieres ver cómo? ¡Sigue leyendo!

Tablero o Dashboard

Una vez dentro de la herramienta, si hacer click en la opción Tareas, accederás directamente al tablero o dashboard, en que verás un resumen general del estado del proyecto, gracias a las listas de tareas pendientes y finalizadas.

Dashboard de tareas de SEOcrawl

Listas o status de tareas

Nuestra propuesta de control de tareas incluye cuatro columnas, que se corresponden con los 4 status que puede tener:

  • To-do: por hacer. Tareas que están agendadas, pero que aún no se han comenzado.
  • In progress: En progreso. Tareas en las que estamos trabajando actualmente.
  • QA: tareas terminadas, pendientes de revisión o aprobación final por el responsable último.
  • Done: tareas finalizadas satisfactoriamente.

Cada una de las tarjetas puede ir cambiando entre las distintas columnas en función de su estado: por ejemplo, un trabajo ya terminado que ha pasado a QA para su valoración final, puede revertir al status de In progress si requiere correcciones o cambios que no estaban previstos.

Tarjetas o tareas

Cada uno de los pasos del proyecto debe estar documentado en su propia tarjeta, como una tarea independiente, que a su vez puede contener tantas subtareas como sea necesario.

Aunque luego veremos en profundidad cómo dar de alta una nueva tarea, debes saber que a cada una se le puede asignar un responsable, uno o varios seguidores, tags, fechas de vencimiento, etc.

Cómo empezar a sacar provecho al gestor de tareas

Una de nuestras obsesiones en SEOcrawl siempre ha sido crear herramientas y funcionalidad que sean útiles y que hagan que los equipos SEO sean más eficientes, ahorren tiempo y puedan ser mucho más ágiles. Es por eso que te compartimos a continuación algunos ideas de cómo estructurar por ejemplo una auditoría SEO y los siguientes pasos para que cada mejora idenitificada no se quede en el papel y ¡pase a la acción!

Fase 1) La auditoría SEO

La auditoría es el primer paso de todo proyecto SEO, el análisis detallado de todo aquello que puede afectar al posicionamiento orgánico de un sitio web y, si está bien hecha, nos dará como resultado un listado más o menos largo de optimizaciones e intervenciones que tenemos que llevar a cabo. Aquí es donde empezarás a sacar provecho de las funciones de SEOcrawl.

Fase 2) Backlog: qué es y para qué sirve

El backlog no es más que un listado de trabajo ordenado por prioridades. De esta forma, los elementos más importantes se muestran al principio para que el equipo sepa qué hay que entregar primero.

Backlog de SEOcrawl

Además, en el listado puedes ver el título de cada tarea, su status, el responsable de completarla, las etiquetas que la describen, la fecha de entrega y los parámetros de complejidad, impacto y prioridad.

Esta sección se podría definir como la «bolsa de ideas», todo aquello que nos gustaría hacer en el futuro y al estar priorizado, sabemos que cuando tengamos algo de margen de tiempo, cuáles deben ser las primeras tareas que escojamos.

Fase 3) Board o sprint

Una vez que tienes un listado de tareas ordenado por prioridades y fechas, es el momento de pasar al sprint las intervenciones prioritarias para el proyecto y comenzar a coordinarlas en tiempo real con todos los miembros del equipo.

Hay dos formas de mover las tareas entre el backlog y el sprint: puedes directamente arrastrar la tarea o utilizar la opción «Move to board» que encontrarás en el los tres puntos a la derecha de la prioridad de cada tarea.

Cómo mover tareas del backlog al sprint
Opción para mover una tarea del backlog al sprint

Utilice tu equipo o no la metodología de sprint, esta disposición te permitirá mantener el foco y saber exactamente cuáles son las tareas prioritarias que merecen toda nuestra atención.

Fase 4) Cómo dar de alta una nueva tarea

Nada más sencillo. Tanto desde el Dashboard como desde el Backlog puedes hacerlo desde el botón Añadir tarea, que encontrarás al final de cada columna de status (en el dashboard) o en la parte superior derecha (en el Backlog).

Si la añades desde el dashboard, la tarea se creará directamente dentro de la columna en la que has hecho clic, aunque puedes cambiar su status de forma posterior.

Una vez que elijas la opción Añadir tarea, se abrirá un cuadro como el siguiente:

Añadir nuevas tareas a SEOcrawl
  • Task title. Nombre de la tarea.
  • Status. Estado en el que la vas a crear. Lo habitual es que las nuevas tareas se creen como To-do, aunque puede haber otros casos.
  • Tag o etiqueta. A efectos organizativos, es muy importante que definas los distintos campos de actuación y les asignes tags, como por ejemplo contenido, onpage, offpage, seo técnico, etc.
  • Responsable o encargado de ejecutar la tarea.
  • Fecha de inicio y de finalización. Fundamental para llevar un control de la línea temporal del proyecto.
  • Impacto, complejidad y prioridad. Este cálculo es una de las grandes novedades de este software frente a otros gestores de tareas, por lo que lo desarrollaremos a fondo en el siguiente punto.
  • Descripción. Explica la tarea con tanto detalle como consideres oportuno, para que, en el momento de ejecutarla, el responsable no tenga dudas al respecto. Puedes utilizar el botón de mencionar para etiquetar a miembros del equipo.
  • Seguidores de tareas. Menciona a todos los miembros que deban estar al tanto de posibles cambios en el desarrollo de la tarea: recibirán una notificación cada vez que haya una modificación.
  • Adjuntos. Si necesitas adjuntar algún archivo, este es el lugar indicado para ello.

Fase 5) Cómo se priorizan las tareas: impacto y complejidad

Si hay algo importante dentro de un proyecto SEO es saber priorizar las tareas, para acometer primero aquellas que más impacto van a generar en el proyecto.

En SEOcrawl hemos desarrollado un algoritmo propio para ayudarte a establecer prioridades, especialmente en los momentos iniciales de proyecto, cuando todo está por hacer y, en ocasiones, no sabemos muy bien por dónde empezar.

Para cada una de las tareas que des de alta, puedes elegir el impacto que, como consultor, crees que causará en el proyecto (low, basic, medium, high, very high o, lo que es lo mismo, escaso, básico, medio, alto o muy alto) y la complejidad que tiene realizar dicha tarea (low, basic, medium, complex, very complex, es decir, escasa, básica, media, compleja o muy compleja).

En base a esos dos parámetros, el sistema calculará automáticamente la prioridad de dicha tarea dentro del dashboard:

  • Low: tareas de baja prioridad.
  • Middle: tareas de prioridad normal.
  • High: tareas prioritarias para el proyecto.
  • Critical: tareas que se consideran críticas y que deben acometerse lo antes posible.

Funciones

Una vez que la tarea ha sido creada y se le ha asignado la prioridad correspondiente, el responsable de llevarla a cabo recibirá una notificación en su correo electrónico y podrá acceder a toda la información que ésta contiene.

En este punto, pueden pasar dos cosas: que comprenda perfectamente su cometido, realice la tarea y la pase al siguiente status y responsable o que le surjan dudas acerca del trabajo o alguno de sus pasos y necesite comunicarlas al responsable o a otros compañeros. Para que todo el proceso quede documentado, SEOcrawl incluye una serie de funciones que sirven para mejorar la comunicación entre los distintos miembros del equipo.

  • Comentarios: en cualquier momento, cualquiera de los miembros del equipo puede hacer un comentario en el campo reservado para ello y este se notificará a las personas en seguimiento de la tarea.
  • Menciones: además, dentro de los campos de descripción, subtareas y comentarios es posible mencionar directamente a otro miembro del equipo, sin tener que abandonar la herramienta y enviar correos o hacer llamadas para resolver una duda concreta.
  • Subtareas: si una tarea se considera demasiado compleja para acometerla por completo, es posible dividirla en subtareas más asequibles, que a su vez nos permitan controlar el progreso y los distintos hitos finalizados.
Ejemplo de tarea con archivos adjuntos y sub-tareas

Comunicación con el equipo

La comunicación entre los miembros del equipo es crucial, especialmente en proyectos SEO, en los que en muchas ocasiones existen equipos en distintos puntos, oficinas separadas, teletrabajo…

El sistema de SEOcrawl permite que todos los miembros con acceso a un dashboard puedan ver en todo momento el estado general del proyecto, las tareas que tienen asignadas y reciban notificaciones si hay cambios o comentarios en alguno de sus trabajos.

Archivar las tareas SEO desarrolladas

Una vez finalizadas, toca archivar las tareas realizadas. Desde la página “archive” podrás acceder en todo momento a todos los tickets que se han implementado en el proyecto. De esta forma siempre podrás consultar qué se ha trabajado y de qué manera. Una forma fácil de tenerlo todo bajo control.

Seguimiento del impacto

Pero el trabajo SEO no termina cuando las tareas propuestas están finalizadas… si no puedes medir sus resultados en el tiempo para poder reportarlos, es como si no hubieras hecho nada.

Por eso, SEOcrawl añade otra función fundamental para la gestión de auditorías y trabajo de equipo: integrado dentro del gráfico de rendimiento encontrarás un sistema de anotaciones, gracias al que podrás registrar todos los cambios realizados, para observar el impacto que han tenido en el proyecto.

Gráfica de rendimiento de SEOcrawl
Gráfico de rendimiento de clicks con las anotaciones propias y actualizaciones de Google añadidas

¡Gana en productividad! Con el gestor de tareas de SEOcrawl toda la gestión de los proyectos SEO se recoge en una plataforma única. Podrás olvidarte de compartir información e interactuar con múltiples servicios. ¡Con el software de SEOcrawl trabajarás de una manera más eficiente y sencilla!

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